Kwaliteit in organisaties

Wat doen we allemaal en draagt het bij aan onze gemeenschappelijke doelen?

Een goede organisatie heeft een evenwichtige ontwikkeling van het "Wij, Ik en Het ": het gemeenschappelijke, het persoonlijke en het organisatorische (zie ook Ofman en Verpaalen). Ondanks dat veel mensen bij kwaliteits-management vaak denken aan het "HET", gaat het wel degelijk ook over onze onderlinge samenwerking, wie wij zijn èn waar de motivatie voor elke medewerker zit. Bij organisaties die goed functioneren, is er volledige duidelijkheid over de gemeenschappelijke doelen en de vertaling daarvan naar concreet beleid. Tevens zijn de belangrijkste werkprocessen voor iedereen helder; dus: hoe "WIJ" onderling met elkaar samenwerken en "IK" mijn eigen verantwoordelijkheden daarin heb, om samen onze doelen te bereiken. Kwaliteits-management maakt dat soort processen inzichtelijk en geeft aan hoe je daarin als management kunt begeleiden en sturen. Dit helpt om steeds beter te voldoen aan de wensen en verwachtingen van je klanten of de gebruikers van je diensten.

 

Kwintessence begeleidt organisaties om die "kwaliteit in organisatie" op een hoger peil te brengen. Daarbij komen veelal de volgende stappen aan de orde: 

Wie zijn wij? Helderheid over de organisatie: visie, missie, identiteit en doelen

Een model kan soms helpen om naar uw organisatie te kijken. Je eigen praktische wijsheid ontwikkel je echter vooral vanuit je eigen visie, doelen en prioriteiten (niet vanuit het model).
De volgende vragen helpen bij die analyse: Hebt u een scherp beeld van het kernprincipe van uw organisatie, ofwel waar zit de overlap tussen: waar je passie ligt, waar je echt goed in bent en waar je je geld mee verdient? Welke zijn de belanghebbenden binnen en buiten uw organisatie en wanneer zijn ze tevreden? En hoeveel tijd besteedt u aan vergaderen en daarbinnen aan besluiten nemen, beleid en strategie? 

Wat doen we om onze doelen te bereiken? Processen in kaart brengen

Helderheid over de belangrijkste werkprocessen, waarlangs uw organisatie haar producten of diensten tot stand brengt en via welke verschillende stappen dat gebeurd. De processen geven ook inzicht hoe over afdelingsstructuren heen wordt gewerkt aan de doelen van de organisatie. Dit maakt de rol van elke medewerker helder m.b.t. de doelen van de organisatie en de onderlinge relaties daarbij met anderen (Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden). 

Hoe kan het beter? Processen analyseren en verbeteren

Helderheid over mogelijke knelpunten en risico's in processen en hoe daar het beste mee omgegaan kan worden. Eventueel kunnen we naar aanleiding hiervan bepaalde stappen en verantwoordelijkheden aanpassen binnen het proces. Tevens is het bijvoorbeeld mogelijk de criteria of aandachtspunten, indicatoren of sturings-mechanismen bij bepaalde stappen expliciet te benoemen en zo nodig in de procesbeschrijving op te nemen. 

Cockpit van de organisatie: Sturen op doelen en processen

Helderheid over hoe en tot hoever de organisatie voldoet aan de behoeften van de belanghebbenden. Dit wordt bereikt via een helder beleid en planning cyclus èn duidelijke doelen van de organisatie. Dit wordt ondersteund door een MIS (Management Informatie Systeem) om voortgang te meten en op tijd bij te sturen. Een belangrijk onderdeel hierbij vormen de kwaliteit van de afspraken, die enerzijds met financiers en anderzijds met partners worden gemaakt en de koppeling naar systemen voor aanvraag en goedkeuring van project of programma financiering. Natuurlijk gaat het hier niet alleen maar over het "HET" maar juist ook over de effectieve interactie van het "IK" en het "WIJ" . Welke indicatoren gebruiken de medewerkers zelf, om de voortgang van hun werk bij te houden en hoe verhoudt zich dat tot, wat managers willen weten? 

Hoe wordt je een lerende organisatie? Continu leren en verbeteren

Samen leren hoe gaat dat?

Continu leren en verbeteren gebeurt o.a. via reflectie, planning, verandering en training. Daarbij is monitoring & evaluatie nodig; eventueel ook via interne audits. Belangrijk is dat je flexibel blijft, veranderingen leert oppakken waar en wanneer ze binnenkomen en ‘samen leren' tot de cultuur van de organisatie gaat behoren.

We kunnen u begeleiden, om deze stappen in uw organisatie te zetten. Zo nodig in combinatie met de hierboven genoemde team-ontwikkeling.

4de Generatie evaluaties

Een andere manier van leren voor organisaties is via externe evaluaties. Kwintessence heeft met Bob van der Winden ervaring in het uitvoeren van externe evaluaties. De essentie van 4de generatie evaluaties is dat je door intensieve participatie van de betrokkenen, van een bepaald programma of een organisatie, samen leert van de werkelijkheid die zich nu voordoet. Daarna kun je dan met behulp van de getrokken lessen samen de nieuwe toekomst vorm geven. Om dit te kunnen doen maakt Kwintessence met name gebruik van Van der Winden's thesis: 'Do not beat a drum with an axe - Responsive evaluation in an International Context, University of Utrecht, 2004'. 

Meer weten?

Wilt u meer weten of het artikel "Samen leren, anders denken en doen" of "Do not beat a drum with an axe" aanvragen; neem dan contact met ons op.